Beste leden, dames en heren schutters,
Graag vragen wij jullie aandacht voor het volgende.
Het bestuur – en daarmee de vereniging – is dringend op zoek naar een nieuwe secretaris. Onze huidige secretaris heeft aangegeven dat hij zijn functie tijdens de komende najaars-ALV van 2026 zal neerleggen.
Het is van groot belang dat deze vacature tijdens de komende najaars-ALV wordt ingevuld. Zonder secretaris kunnen belangrijke bestuurstaken blijven liggen en komt de continuïteit van onze vereniging mogelijk onder druk te staan. We hopen daarom van harte dat een van onze leden bereid is deze verantwoordelijkheid op zich te nemen.
We realiseren ons dat het eerder geschetste profiel voor de functie een ideaalbeeld is. Het is natuurlijk niet vanzelfsprekend dat iemand alle gewenste kennis, ervaring en vaardigheden direct in huis heeft. Dat hoeft wat ons betreft dan ook geen drempel te zijn.
Ben je geïnteresseerd in de functie, zie je mogelijkheden om hierin te groeien of wil je gewoon eens horen wat de rol precies inhoudt? Schroom dan vooral niet om contact op te nemen met het bestuur en hierover in gesprek te gaan. We denken graag mee over wat mogelijk is en welke ondersteuning je daarbij kunt krijgen.
Als bestuur zijn we uiteindelijk een klein team van vijf personen. We doen het samen en helpen elkaar waar nodig bij de verschillende werkzaamheden en voorkomende zaken. Je staat er als secretaris dus zeker niet alleen voor.
We hopen dan ook dat we met elkaar deze belangrijke functie binnen onze vereniging kunnen invullen en de continuïteit van onze vereniging kunnen waarborgen.
Wie wil hierover eens met ons in gesprek?
Alvast hartelijk dank voor jullie betrokkenheid en het meedenken.
Namens het bestuur,
Frank Kuijpers Voorzitter
–
1) Secretaris
Doel van de functie
De secretaris ondersteunt het bestuur bij de administratieve, organisatorische en communicatieve werkzaamheden. De secretaris zorgt ervoor dat afspraken, besluiten en belangrijke informatie binnen de vereniging goed worden vastgelegd en gecommuniceerd.
Algemene verantwoordelijkheden
- Bereidt samen met de voorzitter de bestuursvergaderingen voor.
- Stelt de agenda van bestuursvergaderingen op in overleg met de voorzitter.
- Verantwoordelijk voor verslagen van bestuursvergaderingen en verspreidt deze onder de bestuursleden. (wordt geassisteerd)
- Houdt de actie- en besluitenlijst van het bestuur bij.
- Verzorgt de in- en uitgaande correspondentie van het bestuur.
- Beheert het algemene verenigings-e-mailadres en andere officiële communicatiekanalen, indien van toepassing.
- Verzorgt de communicatie tussen het bestuur, de leden en externe organisaties.
- Stelt officiële brieven, mededelingen en andere verenigingsdocumenten op wanneer nodig.
- Houdt de relevante administratie en het verenigingsarchief bij.
- Zorgt ervoor dat belangrijke documenten, besluiten en afspraken toegankelijk en actueel worden bewaard.
- Verzorgt samen met het bestuur de voorbereiding en verslaglegging van de algemene ledenvergadering (ALV).
- Stelt, indien van toepassing, het jaarverslag van het bestuur op of coördineert dit.
- Houdt een overzicht bij van belangrijke verenigingsdata, zoals vergaderingen, evenementen, wedstrijden en deadlines.
- Onderhoudt namens het bestuur de noodzakelijke contacten met bijvoorbeeld de handboogsportbond, gemeente, andere verenigingen en overige externe partijen.
- Signaleert belangrijke binnenkomende informatie en zorgt dat deze bij de juiste bestuursleden terechtkomt.
.
(De secretaris kan daarnaast (eventueel) een ondersteunende rol hebben bij:)
- De communicatie rondom interne en externe wedstrijden en toernooien.
- Verenigingsactiviteiten, open dagen en evenementen.
- Contact met de landelijke of regionale handboogsportbond.
- Het vastleggen en verspreiden van informatie over trainingen, wedstrijden en verenigingsactiviteiten.
- Het verzamelen en archiveren van relevante wedstrijd- en verenigingsinformatie.
- Het ondersteunen van commissies, wedstrijdorganisatie en andere vrijwilligers bij administratieve en communicatieve werkzaamheden.
Samenwerking binnen het bestuur
De secretaris werkt nauw samen met de voorzitter en penningmeester en stemt werkzaamheden af met andere bestuursleden en commissies. De secretaris is verantwoordelijk voor een goede administratieve ondersteuning van het bestuur, maar hoeft niet alle administratieve taken binnen de vereniging zelf uit te voeren.
Gewenste eigenschappen
Voor de functie van secretaris zijn de volgende eigenschappen belangrijk:
- Goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
- Nauwkeurig en organisatorisch sterk.
- Goed kunnen plannen en prioriteiten stellen.
- Discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
- Bereidheid om samen te werken met bestuur, leden en vrijwilligers.
- Affiniteit met de handboogsport en het verenigingsleven.
- Voldoende digitale vaardigheden voor e-mail, documentbeheer en administratieve systemen.
Tijdsbesteding
De werkzaamheden vinden voornamelijk plaats rondom bestuursvergaderingen, ledenvergaderingen, verenigingsactiviteiten en belangrijke correspondentie.
Verantwoordelijkheid
De secretaris is binnen het bestuur primair verantwoordelijk voor de administratieve en communicatieve ondersteuning en voor een correcte vastlegging van bestuursbesluiten en belangrijke verenigingszaken. De secretaris legt hierover verantwoording af aan het bestuur en, waar van toepassing, aan de algemene ledenvergadering.
–
Voor geinteresseerden met een algemene interesse in bestuur :
–
2) Algemeen bestuurslid:
Profiel:
Binnen het bestuur van de vereniging is het algemeen bestuurslid mede verantwoordelijk voor de invulling van de doelstellingen en activiteiten binnen de vereniging. Het algemeen bestuurslid kan meerdere taken uitvoeren binnen het bestuur die los staan van de vaste taken binnen een bestuur (voorzitter, secretaris, penningmeester). Voorbeelden hiervan zijn de PR/Communicatie (website, Facebook), invulling van de verenigingsactiviteiten en leiding geven aan (tijdelijke) commissies. Het algemeen bestuurslid heeft affiniteit de handboogsport. Hij/zij houdt zich bezig met de doelstellingen die de vereniging heeft en met de visie en de lange termijn planning die behoren bij deze functie. Hij heeft tevens gevoel voor bestuurlijke zaken en is in staat bestuurlijke besluiten om te zetten in adequate acties.
Taken:
- Neemt deel aan de bestuursvergaderingen van de vereniging
- Denkt actief mee inzake bepaling en uitvoering van het beleid van de vereniging
- Voert het in de bestuursvergaderingen afgesproken beleid m.b.t. de vereniging uit
- Geeft leiding aan in te stellen (tijdelijke) commissies (bijv. Activiteitencommissie)
- Bevordert de samenwerking tussen de vereniging en andere partijen.
- Bewaakt mede de voortgang en kwaliteit van bestuurlijke onderwerpen zoals die zijn vastgelegd in het meerjarenbeleidsplan van de vereniging.
- Zorgt mede voor een goede in- en externe vertegenwoordiging van het bestuur
- Signaleert problemen en draagt oplossingen aan of geeft deze door (eventueel via de voorzitter) aan het juiste (bestuurs)lid
- Draagt bij aan het behoud van de binnen de vereniging afgesproken cq. gewenste mentaliteit en sfeer
Functie eisen:
- Goede communicatieve vaardigheden
- Affiniteit met besturen
- Affiniteit met de handboogsport
- In staat zowel intern als extern de organisatie te vertegenwoordigen en de vastgestelde beleidsvisie uit te dragen
- Flexibele instelling en stressbestendig
- Conformeren aan het beleid en de visie van de vereniging
- Goede omgang met schutters van alle leeftijden en hun eventuele problematiek.
Geïnteresseerden kunnen zich per email opgeven via info@sagittariusemmen.nl onder vermelding van een korte motivatie. Ook vragen omtrent de functie kunnen alleen per email worden gesteld. Het bestuur streeft ernaar zullen ernaar binnen 48 uur te reageren.